Næsten alle processer i en virksomhed starter i et regneark. Det er der en god grund til. Det koster ingenting, alle kan bruge det, og det kan ændres på fem minutter uden at spørge nogen. Problemet opstår ikke ved starten, men et stykke tid efter.
De fire tegn
- Flere versioner. Findes der filnavne med endelser som endelig og ny, er der ikke længere én sandhed.
- Kun én person forstår det. Når arket har formler ingen andre tør røre, er det blevet en afhængighed af en medarbejder.
- Ingen historik. Feltet er overskrevet, og ingen kan se hvad der stod før, eller hvem der ændrede det.
- Manuel gentagelse. Den samme kolonne opdateres i hånden hver måned ud fra data der findes et andet sted.
Det der reelt koster
Regnestykket handler sjældent om licensprisen. Det handler om den tid der bruges på at rette op, og om de beslutninger der bliver truffet på forældede tal. En time om ugen er halvanden arbejdsuge om året, og det er som regel mere end abonnementet koster.
Skift ikke for tidligt
Den modsatte fejl er lige så almindelig. Et system indført på et for tidligt tidspunkt låser en proces fast, før man har fundet ud af hvordan den skal se ud. Regnearket er godt netop fordi det ikke bestemmer noget. Så længe processen stadig ændrer sig hver måned, er det det rigtige værktøj.
Kig efter historik og eksport
Skal der skiftes, er to egenskaber vigtigere end resten. Kan systemet vise hvordan noget har udviklet sig over tid, og kan data komme ud igen i et format der kan bruges et andet sted? Det første er hele grunden til at skifte. Det andet er forsikringen mod at sidde fast.
Et konkret eksempel
Linkbuilding er en typisk kandidat. Arbejdet starter i et ark med kolonner for dato og adresse, og efter to hundrede rækker kan ingen svare på hvad der stadig er live. Et egentligt system tilføjer status og historik pr. link, og det er præcis den forskel der gør at spørgsmålet kan besvares uden at nogen skal sidde og klikke sig igennem to hundrede adresser.